Wozu sollte man Mitarbeitergespräche führen?
Zu einer modernen und zeitgemäßen Menschenführung gehört ein regelmäßiger Kontakt mit den Mitarbeitern. In jedem Betrieb herrschen Hierarchien und verschieden Aufgabenbereiche. Unter den Mitarbeitern gibt es Leistungsunterschiede und durch Talent oder Persönlichkeit erkennbare unterschiedliche Charaktere. Um sich mit der Persönlichkeit der zu führenden Mitarbeiter vertraut zu machen und sie ihren Fähigkeiten entsprechend zu lenken, bietet sich das Mitarbeitergespräch als bewährtes Mittel an. Es kann in der Gruppe oder unter 4 Augen durchgeführt werden und muss je nach gewähltem Thema strukturiert werden. Bei regelmäßiger Durchführung schafft es Vertrauen und Verständnis zwischen Führungspersonal und Belegschaft.
Der Kontakt zu den Mitarbeitern muss gepflegt werden
Um Mitarbeiter mit persönlicher Autorität und nicht mit Amtsautorität führen zu können, ist zu jedem Mitarbeiter ein individueller Kontakt erforderlich. In dieser persönlichen Beziehung muss für den unterstellten Mitarbeiter seine Stellung als geschätzter und respektierter Mitarbeiter deutlich werden. Kein Zweifel sollte allerdings darüber bestehen, wer die Anweisungen gibt und wer sie entgegennimmt. In einem Mitarbeitergespräch sollte vorwiegend mit Lob gearbeitet werden, Kritik ist eher vorsichtig zu verpacken. Negative Belange sollten klar aber nicht als einziger Gesprächsinhalt herübergebracht werden. Der Mitarbeiter soll sich nicht angeprangert oder ausgeschimpft fühlen. Eine Mängelansprache mit einer möglichen Lösung zur Nachbesserung gibt Handlungsmöglichkeiten zur Beilegung eines Konfliktes.
Das Gespräch mit dem Mitarbeiter vorbereiten
In ein Mitarbeitergespräch sollte der Vorgesetzte niemals unvorbereitet gehen. Über den Mitarbeiter sollten die grundlegenden Daten bekannt sein, Aussagen zu seiner Qualifikation müssen Hand und Fuß haben und unbedingt den aktuellen Tatsachen entsprechen. Speziell bei der Ansprache von Mängeln oder Abarbeitung von Beschwerden sollte der Sachverhalt behutsam erfragt und nicht als Vorwurf in den Raum gestellt werden. Sollte sich ein eventueller Verdacht als unbegründet erweisen, können Peinlichkeiten so gut vermieden werden. Im Gespräch sollte der Mitarbeiter zu Wort kommen und seinen Standpunkt oder Vorschläge ausführen dürfen. Ein Gespräch mit einem Mitarbeiter über Mängel oder persönliche Belange darf niemals in Gegenwart Dritter durchgeführt und muss absolut diskret behandelt werden. Über Vereinbarungen zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter über Verhaltensweisen oder Mängelbeseitigung sollte eine Gesprächsnotiz angefertigt werden. So kann im nächsten Gespräch der Erfolg besser analysiert werden.
Mängel und Stärken sachlich beschreiben
Viele Psychologen mahnen Vorgesetzte dazu, mehr mit Lob als Tadel zu arbeiten. Mit einem Lob lassen sich Mitarbeiter deutlich besser motivieren als mit Anweisungen zum Abstellen möglicher Mängel. Ein gut vorbereitetes Gespräch mit Mitarbeitern lockt aus dem Mitarbeiter den gewünschten Vorschlag zur gewünschten Verhaltensänderung hervor. So kann ohne Gesichtsverlust für den Mitarbeiter eine Perspektive zur Leistungsverbesserung angeboten werden. Die Vorgehensweise ist für den Mitarbeiter motivierend und stellt bei Erfolg Lob in Aussicht. Eine gegebene starre Anweisung kann dagegen nur ausgeführt werden und erfüllt lediglich die Erwartungshaltung an den Mitarbeiter. Im Umgang mit Frauen muss Kritik deutlich vorsichtiger formuliert werden als bei männlichen Kollegen. Frauen können sehr emotional reagieren und Vorgesetzte in peinliche Situationen bringen. Alle angesprochenen Sachverhalte sollten möglichst sachlich und unaufgeregt vorgetragen werden. So können Mitarbeitergespräche den Arbeitnehmern ihre Position im Unternehmen verdeutlichen.