Ein Projekt managen bedeutet die Abwicklung eines einzelnen Projektes, und zwar von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung. Im Gegensatz zum laufenden Betrieb eines Unternehmens ist ein Projekt immer ein einmaliger, vom Alltagsgeschäft losgelöster Vorgang. Innerbetrieblich kann es durchaus Bestandteil einer Kette von Arbeitsabläufen sein. Als ein Projekt wird es jedoch separiert, also herausgenommen und eigenständig bearbeitet. Das abgeschlossene Projekt kann anschließend wieder dort integriert werden, wo es temporär herausgelöst wurde. Doch bis dahin ist es noch ein weiter Weg; denn das definierte Projekt muss, wie eingangs formuliert, erfolgreich gemanagt werden.
Projektleiter und Projektmitarbeiter
Der Projektleiter und sein Team, die Projektmitarbeiter
Personell besteht das Projektmanagement aus der Leitung und ihrem Team. Je nach Art und Umfang des Projektes wird es von einer oder von mehreren Personen geleitet, vergleichbar mit der Geschäftsführung in einem Unternehmen. Der Projektleiter vertritt das Projekt sowohl mit Wirkung nach innen, also gegenüber seinen Projektmitarbeitern als auch nach außen. Hier liegt es an der individuellen Absprache, ob sich die Außenvertretung ausschließlich auf die Unternehmensleitung als Projektträger bezieht, oder auch auf außenstehende Dritte. Das Projektteam ist dem Projektleiter arbeitsmäßig und fachlich unterstellt. Vielfach handelt es sich um ausgesuchte Mitarbeiter, die sich freiwillig für das Projekt zur Verfügung stellen. Arbeitsrechtlich bleibt alles unverändert. Die Projektleitung übernimmt keinerlei Arbeitgeberfunktion, sondern eine ausschließlich fachliche Weisungsbefugnis.
Vom Projektleiter wird eine hohe soziale Kompetenz erwartet, denn er muss das Projekt und die zwangsläufig damit verbundenen Divergenzen im persönlichen sowie sachlichen Bereich koordinieren, buchstäblich managen. Der Projektträger als sein Vorgesetzte und Auftraggeber erwartet von ihm ausschließlich eine positive Vollzugsmeldung, also ein erfolgreiches Projektmanagement. Der Weg dorthin interessiert wenig, hier hat der Projektleiter weitgehend freie Hand.
Das Projekt von der Definition bis zur Präsentation
Ein Projekt zu planen ist ebenso interessant wie aufwändig. Geplant werden muss muss in zeitlicher Hinsicht, also von Anfang bis Ende, aber auch personell, strukturell und organisatorisch. Die Mannstunden bestimmen ganz wesentlich den erforderlichen Personaleinsatz in Bezug auf die Zahl der Projektmitarbeiter und deren Zeitaufwand. Je genauer und realistischer ein Projekt geplant wird, umso erfolgreicher kann seine Umsetzung gestaltet werden.
Während im günstigsten Falle der Projektleiter schon an der ersten Stufe, der Definition mit beteiligt wird, trifft das auf die Projektmitarbeiter vielfach nicht zu. Sie werden meistens anschließend benannt, wenn es darum geht, den geeigneten Mann für den passenden Platz im Projekt zu finden. Planung, Durchführung und Abschluss inklusive der Präsentation sind die weiteren Projektabschnitte. Während das Team punktuell an dem Projekt arbeitet, hat der Projektleiter das große Ganze im Auge. Er muss die einzelnen Projektabschnitte nahtlos aneinanderfügen, miteinander verknüpfen und vernetzen. Eine seiner wichtigen Tätigkeiten ist das Berichtswesen. Er informiert laufend nach oben hin, also zum Projektträger über den Projektstand, und zeitgleich sichert er den Informationsfluss innerhalb des Projektteams. Beides ist gleichermaßen bedeutend, er kann weder das eine noch das andere vernachlässigen.
Mut zur Entscheidung – der Projektabbruch
Im Verlaufe des Projektes können Situationen eintreten, die eine erfolgreiche Beendigung des Projektes kaum ermöglichen, oder unmöglich machen. Der Projektmanager ist derjenige, der diese Situation als erster erkennt, denn er hat den Gesamtüberblick. Sofern er die uneingeschränkte Kompetenz für das Projekt hat, ist er auch für die Entscheidung über einen Projektabbruch zuständig und verantwortlich. Er wird das kaum ohne Abstimmung mit dem Projektträger tun. Aber gegenüber dem Projektteam gilt sein Votum, ob das Projekt erfolglos abgebrochen, oder erfolgreich fortgeführt wird.
Auch weil damit immer personelle und finanzielle Konsequenzen verbunden sind, ist das Anforderungsprofil an den Projektleiter in Bezug auf Verantwortung, soziale Kompetenz und Entschlussfreudigkeit umso anspruchsvoller.